Whistleblowing

Whistleblowing – soluzioni per la segnalazione degli illeciti aziendali

Sai che il Whistleblowing ti riguarda?

Ottemperare l’obbligo di segnalazione delle condotte illecite è responsabilità di tutte le aziende

In particolare sono obbligate imprese e società:

con più di 250 dipendenti (obbligo già in vigore)

da 50 a 249 dipendenti entro il 17 dicembre 2023

Sanzioni per gli inadempienti fino a 50mila Euro

Il Whistleblowing consiste nel segnalare violazioni di leggi o regolamenti, reati, casi di corruzione o frode, così come situazioni pericolose per la salute e la sicurezza pubblica.

Oltre al suo ruolo intrinseco nella prevenzione degli illeciti, il Whistleblowing offre il valore aggiunto di coinvolgere e sensibilizzare i cittadini nella lotta contro l’illegalità, responsabilizzandoli e richiedendo il loro coinvolgimento attivo per migliorare la società.

Il termine “Whistleblowing” significa attrarre l’attenzione sulle attività illecite suonando un fischietto.

LA SEGNALAZIONE ILLECITI: COME OTTEMPERARE L’OBBLIGO LEGISLATIVO

In Italia, la regolamentazione del Whistleblowing è iniziata circa dieci anni fa con l’introduzione della Legge 90/2012, che aveva come obiettivo l’implementazione della pratica di segnalazione di illeciti nelle organizzazioni. 

La soluzione per essere conforme: un software che segue le linee guida ANAC e i pareri del Garante della Privacy e ti offre tutto ciò che serve per adeguarsi all’obbligo.

Oggi il whistleblowing si applica a tutte le aziende sia pubbliche che private con le caratteristiche riportate qui di seguito:

whistleblowing segnalazione illeciti

Aziende con più di 250 dipendenti   –  hanno l’obbligo di implementare sistemi informatici e procedure sicure per gestire il Whistleblowing (a prescindere dall’adozione o meno di un Modello Organizzativo ex D.lgs. 231/2001). 

Aziende tra i 50 e i 249 dipendenti – che abbiano impiegato nel settore privato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati tra i 50 e i 249 dovranno ottemperare tale obbligo a partire dal 17 dicembre 2023.

Sanzioni: Multe fino a 50 mila euro per l’azienda che non si adegua al Whistleblowing

Il progetto di decreto legislativo che incorpora la direttiva dell’Unione Europea sulla riforma del Whistleblowing prevede sanzioni fino a 50.000 Euro, che potrebbero essere inflitte dall’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) in caso di misure punitive o comportamenti vessatori nei confronti del denunciatore, nonché in caso di ostacoli alla segnalazione o violazioni della riservatezza.

Sono previste anche sanzioni per l’assenza di procedure di Whistleblowing, la non conformità delle procedure o la mancata gestione delle segnalazioni ricevute.

LA SOLUZIONE PER LA TUA AZIENDA PER CONSENTIRE LA SEGNALAZIONE DI ILLECITI

Quali Caratteristiche per una Piattaforma Software di Whistleblowing a norma di legge?

Il Whistleblowing è un utile strumento di conformità che può rafforzare i controlli interni dell’azienda e rivelare frodi e criticità in modo tempestivo, prima che causino danni e responsabilità più gravi. Dato che i dipendenti sono spesso i primi a individuare anomalie, è nell’interesse principale dell’azienda incoraggiare e proteggere i denuncianti. La promozione da parte dei dirigenti di questa pratica può contribuire a farne un elemento efficace di miglioramento aziendale.

Per essere efficace, un sistema di Whistleblowing deve essere ampiamente integrato in tutta l’organizzazione e accessibile in modo semplice e veloce per tutti gli utenti, inclusi i dipendenti e gli stakeholder. È fondamentale che il sistema risponda prontamente alle segnalazioni, al fine di instillare fiducia nei denuncianti e per il bene dell’azienda stessa.

In sintesi, per adeguarsi ad decreto di Whistleblowing le aziende devono:

Monitorare e gestire le segnalazioni

Garantire la ricezione confidenziale delle segnalazioni

Dotarsi di strumenti atti a seguire la procedura, dal facile accesso e utilizzo

Creare reportistica necessaria per funzioni e organi preposti

Fornire visibilità in tempo reale di segnalazioni, provvedimenti e azioni correttive

Informare tutto il personale aziendale del Decreto e delle modalità di segnalazione

Il software di Whistleblowing 

My Whistleblowing software è un software innovativo sviluppato per semplificare  l’implementazione di un processo di whistleblowing in totale conformità alle normative. Lo fa tramite uno strumento dall’interfaccia semplice e intuitiva, sia per i segnalanti che per chi deve gestire le segnalazioni. 

ll software di Whistleblowing sviluppato dalla società My Governance, membro del Gruppo Zucchetti, rappresenta una soluzione agevole, sicura e conforme per implementare un sistema di segnalazione illeciti all’interno della tua azienda. Garantisce: 

Accessibilità da qualunque dispositivo

Piattaforma multidispositivo (da PC, tablet e smartphone).

Riservatezza e anonimato

La piattaforma consente una comunicazione tra segnalante e gestore anche in caso di segnalazione anonima, garantendo la privacy. E’ anche dotata della potente crittografia AES 256. Tutti i dati e i documenti vengono custoditi e gestiti su server certificati Microsoft Azure nell’Unione Europea.

Reportistica e notifica scadenze

Sistema di generazione di report tabellari per consentire l’analisi delle segnalazioni ricevute; incluse funzioni avanzate di notifica, promemoria e gestione delle scadenze,  garantendo la conformità continua con il Decreto (al fine di impedire le multe causate dall’inosservanza).

Chat privata gestori segnalazione

I gestori delle segnalazioni possono scambiarsi informazioni riservatamente su ogni singola segnalazione tutelando la riservatezza del whistleblower.

Strong authentication

È possibile attivare un ulteriore livello di sicurezza abilitando l’autenticazione a 2 fattori per evitare accessi impropri alla piattaforma.

Smistamento automatico segnalazioni

La piattaforma permette di personalizzare le diverse tipologie di violazione e di associarle ad uno specifico gestore, così che possa ricevere unicamente le segnalazioni di sua competenza.

Personalizzazione regole d’accesso

L’istruttoria può essere gestita da soggetti terzi, per esempio quando uno dei gestori delle segnalazioni è il soggetto della segnalazione stessa.

Segnalante sempre protetto

Garanzia sulla riservatezza delle informazioni ricevute e sulla protezione dell’identità dei segnalanti e di tutte le altre persone coinvolte.

Conformità al GDPR

Il sistema, progettato con un approccio “privacy by design”, tutela l’identità del segnalante tramite anche la crittografia dei dati personali.

Data Retention

La piattaforma permette anche di impostare regole di data retention personalizzate secondo le esigenze aziendali, eliminando errori e semplificando notevolmente la gestione, garantendo allo stesso tempo la sicurezza.

Sistema di accesso granulare

Il software permette di creare profili di accesso con permessi di consultazione differenziati, in funzione delle policy previste dalle regole aziendali e anche di impostare regole di data retention personalizzate secondo le esigenze aziendali.

Proteggi la tua azienda e resta sempre allineato alle normative vigenti. 

Garantiamo la massima conformità e disinvoltura nella gestione delle segnalazioni interne.

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