21 Lug Guida al software gestionale
Cosa sono i software gestionali – a cosa servono
Prima di cominciare una guida al software gestionale, spieghiamo a cosa ci riferiamo con il termine “gestionale”. I gestionali sono programmi informatici composti da vari moduli, realizzati per semplificare e potenziare tutte le attività di un’azienda.
I software gestionali ottimizzano prima di tutto i tempi, attraverso l’automatizzazione di numerosi processi aziendali.
Ricorrere alla tecnologia oggi è una scelta imprescindibile per tutti noi, e per le aziende i gestionali in commercio sono davvero tanti, con obiettivi e funzioni adatte ai diversi settori merceologici di produzione. I vari moduli in genere mettono a disposizione una quantità quasi illimitata di funzioni, adatte a ogni singolo scopo.
Ciascun software gestionale focalizza il proprio scopo su un aspetto specifico.
Il successo o l’insuccesso di un’azienda è governato dai processi industriali. L’ottimizzazione degli stessi tramite il giusto software è quindi sostanziale. Scegliere il software gestionale significa capire quali sono le sue funzioni e come avviene la sua implementazione ed utilizzo, quali applicazioni è possibile combinare e cosa effettivamente cambia nel proprio asset aziendale.
Vediamo nello specifico con questa guida al software gestionale come funziona un programma gestionale.
Cosa fanno i software gestionali
Il motivo per cui i gestionali sono richieste e ricercati dalle aziende sta proprio nella capacità di indirizzarle verso una più rapida e sicura espansione del business.
Scegliere tra i tanti software del mercato digitale non è affatto facile, ma una volta comprese le proprie necessità e le possibilità sul mercato, sarà semplice inquadrare la scelta adatta alla struttura della propria azienda. Si parte da un’analisi dei vari processi che caratterizzano l’attività di un’impresa, grande, media o piccola che sia.
Tra le funzioni che un gestionale è in grado di svolgere, le più comunemente utili sono:
- Monitorare in tempo reale lo stato dei pagamenti in entrata e in uscita. Con un gestionale sviluppato per questa funzione sarà concretamente più semplice controllare le entrate e le uscite, in modo da avere una visione più chiara e puntuale dello stato economico e finanziario.
- Gestire le anagrafiche di fornitori e clienti, in modo da ottimizzare i processi di comunicazione. In qualsiasi settore, una comunicazione rapida ed efficiente con clienti e/o con i fornitori, consolida e migliora i rapporti tra le parti e permette di pianificare il processo di espansione commerciale. I software gestionali destinati al marketing e comunicazione sono indirizzati ai clienti e permettono di progettare e attuare qualsiasi strategia di marketing, digitale e non.
- Ottimizzare la comunicazione aziendale interna e la cooperazione tra reparti come produzione, commerciale e personale incaricato di gestire i servizi post-vendita.
- Tenere sotto controllo le scadenze ed essere sempre puntali nei pagamenti.
- Gestire il magazzino con maggior facilità, con tutte le soluzioni che possono essere utili.
- Analizzare il fatturato e tenere automaticamente il registro dell’Iva e i registri contabili.
- Organizzare il lavoro e la produzione in maniera più semplice e precisa. Questo tipo di gestionali sono spesso personalizzati in base alla tipologia di bene o servizio venduto.
Cosa sono i gestionali ERP
Per quanto riguarda i sistemi ERP, si tratta di software gestionali che integrano fra loro vari processi e ambiti aziendali, occupandosi della raccolta centralizzata dei dati provenienti dai vari reparti dell’azienda. Questi ultimi vengono poi organizzati in un repository strutturato. Tutte le informazioni, quindi, sono raccolte in un unico database condiviso, aggiornato in tempo reale. I dati sono sempre disponibili e immediatamente aggiornati perchè rielaborabili in qualsiasi momento nei diversi processi aziendali.
Tecnicamente, gli ERP si basano su un’architettura client-server, una rete in cui tutte le informazioni confluiscono su un unico server, che si interfaccia con il database management system (DMS). Ciò conferisce all’azienda una capacità elaborativa quasi illimitata. Quando parliamo di sistemi ERP, ci riferiamo a sistemi modulari, in cui ciascun modulo rappresenta una specifica funzione o reparto dell’azienda. Allo stesso tempo, gli ERP sono in grado di interfacciarsi con software esterni di terze parti, possiamo intenderli come “sistemi aperti”.
Gli ERP coprono tutte le aree che possono essere monitorate e/o automatizzate (acquisti, vendite, produzione, magazzino, spedizioni, assistenza, contabilità, gestione finanziaria, etc), permettendo agli utilizzatori di operare in un contesto snello e uniforme.
Ci sono poi ERP di seconda generazione (o ERP2) hanno inglobato al loro interno ulteriori funzioni che permettono di dialogare in tempo reale con la propria filiera commerciale e produttiva, creando modelli di gestione d’impresa innovativi. Tali modelli aziendali si presentano come sistemi aperti, particolarmente all’altezza della relazione con il mondo esterno.
Gli ERP si rivolgono contemporaneamente ad una realtà interna, che riguarda gli attori che operano all’interno dell’azienda, e ad una realtà esterna, che include tutti i soggetti esterni all’impresa, siano essi operatori aziendali (tecnici, consulenti, venditori, ecc) o le terze parti che compongono la filiera (fornitori, distributori, clienti, filiali, ecc).
Gli strumenti usati per rendere proficuo il dialogo con l’esterno sono i siti web aziendali; destinati ai clienti, ai fornitori, agli agenti, ai tecnici ecc. Possono essere anche tablet, computer palmari, i Web Services, i centralini VOIP, e altri device.
Software gestionali per aziende
I software gestionali rappresentano soluzioni per la gestione delle attività di un’impresa. si tratta di Programmi fondamentali per chiunque voglia organizzare il lavoro dell’intero staff in maniera efficace e produttiva. Oggi le piccole e medie imprese hanno la possibilità di semplificare il processo di gestione, in particolare della produzione e delle vendite.
Per fare qualche esempio: un software gestionale ha la capacità di rendere più facili le operazioni di carico e scarico del magazzino, grazie a un inventario sempre aggiornato in maniera precisa e puntuale. Oggi i gestionali di questo tipo sono molto intuitivi e semplici da utilizzare. Chi non li conosce può immaginare un’interfaccia chiara e ordinata, accessibile da diversi device, organizzata o spesso modificabile esattamente secondo le proprie esigenze ed eventualmente integrata con altri programmi esterni adatti ai propri obiettivi.
Con i giusti moduli preposti, questi programmi sono in grado di apportare un valido aiuto nella gestione della contabilità, nell’emissione delle ricevute e delle fatture e nella registrazione di tutti i pagamenti effettuati e ricevuti. Lo stesso vale per i documenti di trasporto, le commissioni da versare e tutte le altre varie scadenze a carico dell’azienda.
Data la necessità per tante tipologie diverse di aziende di queste stesse funzioni, i software gestionali sono i più richiesti dalle imprese.
La richiesta avviene non solo da parte di imprese di grandi o medie dimensioni, ma parte anche da microimprese, negozi al dettaglio, punti vendita di piccole dimensioni, ristoranti, pizzerie, studi professionali, piccole strutture e così via. Con un software gestionale è possibile gestire ogni aspetto nei minimi dettagli.
Gestionale per studi professionali
Per gestire uno studio professionale di successo servono strumenti che si adattino alle esigenze del titolare, in grado di seguirlo in ogni momento durante tutti i suoi spostamenti, offrendogli occasioni di comunicazione con il cliente o paziente in qualsiasi momento e permettendogli di non perdere lead, risparmiare tempo, aumentare l’efficienza del suo studio e trovare del tempo utile per curare le nuove opportunità di business o dedicarsi al meglio al suo lavoro.
Esistono gestionali sviluppati appositamente per i professionisti, che garantiscono grande affidabilità. Fruibili anche da remoto e da diversi device, permettono al/alla professionista di controllare le attività dello studio da qualsiasi luogo. Un fattore assolutamente importante per i professionisti e imprescindibile per chi è spesso in movimento.
Questi sistemi di gestione permettono di portare a compimento le strategie e avere buoni risultati, grazie alle possibilità di pianificare efficacemente le attività dello studio, automatizzare i processi amministrativi, eseguire l’analisi delle marginalità, monitorare tutte le informazioni relative allo studio e ai clienti. Tutto ciò si fa con l’inserimento delle anagrafiche o quello dei mandati, con la pianificazione delle risorse e la rilevazione dei tempi richiesti per le attività. Uno dei punti di forza di questo genere di programmi sta nella capacità di offrire report molto dettagliati, uno per ogni singolo aspetto del proprio lavoro.
Software gestionale per magazzini
Come per tutti i software aziendali, la scelta deve essere sempre guidata dalle esigenze interne dell’azienda. Tra gli aspetti più importanti di un gestionale specifico per i magazzini figura, chiaramente, la gestione del magazzino e la cura dell’inventario, le mansioni primarie del magazzino.
Soprattutto le aziende la cui filiera produttiva raggiunge ritmi particolarmente veloci e che stoccano un gran numero di prodotti, è assoluta la necessità di uno strumento affidabile, in grado di semplificare il più possibile il flusso di lavoro.
Per la gestione dell’inventario si ricorre ad un programma apposito. L’inventario è una lista di tutte le componenti attive e passive che costituiscono il patrimonio aziendale. Dovrebbe ed effettivamente al girono oggi è sempre gestito da un software sviluppato appositamente, perchè eventuali errori in fase di descrizione, possono causare altrettante inesattezze che finiranno per avere ripercussioni negative sulla rendicontazione contabile finale dell’azienda.
Oltre questo, l’inventario è fondamentale come strumento perchè consente di controllare i beni a disposizione e tutta la eventuale documentazione di riferimento. In base alle informazioni archiviate al suo interno, un inventario digitalizzato consente di cercare prodotti, classificarli, valutarli, pianificare rifornimenti e tanto altro.
Le caratteristiche più importanti di un software per la gestione del magazzino sono la flessibilità, per rispondere esattamente alle esigenze specifiche della singola azienda e la possibilità di disporre di gradi di personalizzazione, che permetterebbero di integrare moduli e funzioni aggiuntive utili. (qui abbiamo dedicato un approfondimento ai software per il magazzino).
I vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software gestionale
Volendo fornire una sintesi delle opportunità offerte dalla implementazione di software gestionali in azienda, sintetizziamo ciò che un gestionale è in grado di fare e i valori aggiunti che apporta nelle organizzazioni.
- Efficienza e precisione: Grazie all’impiego di un software gestionale, le attività aziendali possono essere svolte in modo più rapido, accurato e sicuro. I processi informatici consentono una maggiore velocità, mentre la precisione è evidente soprattutto nella gestione contabile. Inoltre, la possibilità di archiviare documenti in modo digitale contribuisce a migliorare la sicurezza dei dati.
- Analisi avanzate e reporting: Un software gestionale va oltre le operazioni di base, permettendo analisi dettagliate in tempi brevi. Questa capacità consente di modulare le strategie aziendali in base a indicatori rilevanti e di monitorare costantemente i risultati attraverso report periodici.
- Accesso da remoto: Grazie all’introduzione del cloud computing, i dati aziendali possono essere conservati in server condivisi, consentendo ai dirigenti e ai dipendenti di accedervi da qualsiasi luogo tramite il web. Questa flessibilità agevola la collaborazione e il lavoro da remoto.
- Riduzione dei tempi e dei costi di lavoro: L’automazione dei processi attraverso il software gestionale semplifica e velocizza molte operazioni, il che si traduce in minori costi di lavoro complessivi per l’azienda.
I software gestionali disponibili sul mercato più consigliati nella nostra Guida al Software Gestionale
L’evoluzione dei mercati e delle tecnologie rappresenta sia un’opportunità che una minaccia per le aziende. Integrare le attività umane con soluzioni tecnologiche è fondamentale per massimizzare l’impatto sui risultati aziendali desiderati.
Le procedure manuali, come l’uso di carta o l’invio di email e file, possono compromettere l’efficacia dei processi e vanificare i vantaggi ottenuti con l’implementazione di un software gestionale o di un sistema ERP.
Un software gestionale consente di elaborare e archiviare grandi quantità di dati, garantendo precisione e velocità nei processi amministrativi, produttivi e nelle attività di acquisto e vendita. Tuttavia, in alcuni casi, l’automazione completa tramite ERP potrebbe non essere possibile a causa di limitazioni tecniche o costi di aggiornamento elevati.
I decision maker lungimiranti integrano il sistema gestionale con un sistema BPM (Business Process Management) per automatizzare completamente i processi aziendali, limitare i rischi, aumentare la flessibilità e garantire la sostenibilità dell’impresa.
Oggi, la gestione aziendale richiede un approccio olistico e dinamico. Per semplificare e ottimizzare la gestione dei comparti aziendali, si consiglia di utilizzare strumenti di innovazione avanzati, come quelli forniti da Zucchetti. Per completare la nostra guida al software gestionale integriamo una lista dei 5 migliori software gestionali preferiti dalle aziende italiane, ognuno con le sue caratteristiche distintive.
Ad Hoc Revolution: Automatizzazione intelligente per la produttività senza sprechi di risorse.
La parola d’ordine di Ad Hoc Revolution è l’automatizzazione intelligente. Questo gestionale rivoluzionario sfrutta al massimo la potenza dell’intelligenza artificiale per semplificare e automatizzare i processi aziendali complessi. Dimentica le attività manuali ripetitive e noiose: Ad Hoc Revolution si occupa di tutto. Con il suo sistema intuitivo, si gestiscono in modo efficiente contabilità, logistica, gestione delle vendite e molto altro ancora. Concedi al tuo team più tempo per focalizzarsi sulle attività strategiche e osserva la tua produttività aumentare a ritmi vertiginosi.
Ad Hoc Revolution Web: Agilità e flessibilità senza compromessi.
Per chi la gestionale aziendale senza compromessi tra agilità e flessibilità. Ad Hoc Revolution Web è la scelta ideale. Una soluzione all’avanguardia che consente di gestire le attività aziendali ovunque ti trovi, grazie alla sua interfaccia basata sul web. Che tu sia in ufficio, in viaggio o a casa, avrai accesso immediato a tutte le funzionalità chiave. Dalla gestione delle risorse umane, alla contabilità e tanto altro. Ad Hoc Revolution Web si prenda cura delle tue esigenze aziendali, consentendoti di concentrarti su ciò che conta davvero: far crescere l’azienda.
Infinity CRM: Per costruire relazioni di valore con i tuoi clienti.
Sappiamo tutti quanto siano indispensabili i clienti per la sopravvivenza e la crescita aziendale. Una suite completa di strumenti per la gestione delle relazioni con i clienti fa decisamente la differenza. Questo gestionale ti consente di monitorare e tracciare ogni interazione con i tuoi clienti, gestire i lead, automatizzare il processo di vendita. Automatizzi anche i processi di comunicazione e marketing e altre operazioni annesse. Comunicare nel modo giusto al momento giusto ti permette di andare in porto con gli obiettivi di vendita. Non importa se stai gestendo una piccola impresa o un’azienda multinazionale: Infinity CRM ti aiuterà a creare relazioni di valore con il cliente, unica strada che oggi permette alle aziende di intraprendere una crescita duratura.
Glamour ERP: Il potere del controllo nell’industria manifatturiera.
Per le aziende del settore manifatturiero, Glamour è l’arma segreta per il successo. Questo gestionale avanzato offre una vasta gamma di funzionalità specifiche per il settore, tra cui pianificazione della produzione, gestione degli ordini, controllo di magazzino e diverse altre funzionalità utili e personalizzabili. Con Glamour ERP, hai il controllo totale sul tuo processo di produzione. Ottimizzi l’efficienza e garantisci che i tuoi prodotti siano consegnati in tempo e soddisfino sempre le aspettative dei clienti.
Ago Infinity: il software web e cloud per commercialisti e associazioni.
Il modo migliore per digitalizzare tutte le attività del tuo studio, permettendoti di sperimentare un nuovo modo di lavorare con collaboratori e aziende clienti.
Completamente sviluppato su tecnologia web, con Ago Infinity hai tutti gli strumenti per offrire ai tuoi clienti servizi contabili e fiscali innovativi e una consulenza specialistica in risposta alle esigenze sempre nuove delle imprese.
Anagrafiche di clienti e fornitori, F24, dati catastali e di versamento, estratti conto bancari e contabilizzazione prima nota, fatture e corrispettivi elettronici, ma anche revisione legale dei conti, solvibilità creditizia delle aziende e gestione della crisi d’impresa, dall’istituzione degli adeguati assetti fino alla verifica dell’ammissibilità alla composizione negoziata. Il tutto con elevati standard di sicurezza informatica, logica, applicativa e fisica, garantendo continuità dei servizi in ogni condizione, grazie a piattaforme di sicurezza informatica, soluzioni di backup e sistemi per la prevenzione e l’identificazione di intrusioni.
HR Infinity: Un’esperienza coinvolgente per la gestione delle risorse umane.
Le risorse umane sono il cuore pulsante di ogni azienda di successo, e HR Infinity lo sa bene. Questo gestionale all’avanguardia si concentra sulla gestione delle risorse umane in modo completo e proficuo. Dalla gestione delle presenze e delle assenze alla pianificazione delle risorse, HR Infinity semplifica tutti gli aspetti critici della gestione del personale. Mantieni i tuoi dipendenti soddisfatti e motivati, aumenta la produttività e sviluppa una cultura aziendale solida con HR Infinity.
Gestionale Uno: La soluzione completa per la gestione aziendale.
Infine, ma non meno importante, Gestionale Uno è la soluzione completa per la gestione aziendale. Questo potente gestionale offre una vasta gamma di moduli, tra cui contabilità, fatturazione, gestione delle scorte, gestione dei progetti e altri. Gestionale Uno è altamente personalizzabile, adattandosi alle specifiche esigenze della tua azienda e fornendo un flusso di lavoro efficiente per tutti i comparti aziendali.
I gestionali Zucchetti sono molto più di semplici strumenti di gestione aziendale. Troviamo opportuno citarli in questa guida al software gestionale, perchè si tratta di una vera e propria rivoluzione. A cambiare è il modo in cui le aziende operano e si sviluppano. Con soluzioni all’avanguardia le aziende possono finalmente abbracciare l’innovazione, semplificare i processi e raggiungere nuovi livelli di efficienza e produttività.
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