E/Ready

Il software deve seguire l’azienda, evolversi con essa, deve adeguarsi all’organizzazione aziendale migliorandone l’espansione. e/Ready risponde a tutte le esigenze dell’intero processo aziendale e fornisce una specializzazione funzionale molto spinta in tutti i moduli gestionali che compongono l’offerta. L’approccio di Esa Software all’azienda è proattivo, veloce e condiviso con il cliente per fornire non tanto un prodotto software come ce ne sono tanti sul mercato, ma dei plus importanti che possano mettere in risalto il carattere e le peculiarità dell’azienda e per allinearla, qualora ce ne fosse bisogno, con le migliori aziende concorrenti sul mercato. L’ERP e/Ready contiene tutto quello che serve all’azienda italiana di oggi: moduli tradizionali, ma anche funzionalità innovative, report fiscali e istogrammi statistici.

 

Il Modello Gestionale ESA Software

 

Contabilità

L’Area amministrativa rappresenta il centro della Governance di ogni azienda e può essere suddivisa in tre settori: la contabilità generale, la tesoreria e la contabilità direzionale.

La Contabilità Generale, nata in origine per rispondere alle necessità civilistiche e fiscali (la rilevazione contabile dei fatti di gestione, la tenuta delle scritture contabili, la tenuta dei registri IVA, la redazione del bilancio contabile e CEE), si è poi sviluppata fino a diventare lo strumento che trasforma i dati archiviati in informazioni di supporto alla gestione dell’impresa.

Alle funzionalità strettamente contabili e fiscali dell’area amministrativa, e/impresa affianca quindi quelle più tipicamente operative, di fondamentale importanza per la gestione di una media azienda.

La procedura permette di elaborare bilanci contabili e bilanci CEE suddivisi per attività contabile, con la possibilità di associare una serie di aree contabili/extracontabili, compresa anche la simulazione di eventi contabili (ratei e risconti, ammortamenti, …), evidenziando gli scostamenti.

La gestione dei beni ammortizzabili, inoltre, non si limita ad essere unicamente lo strumento tramite il quale effettuare la stampa del registro cespiti previsto dalla normativa fiscale, ma è diventato oggi un mezzo importante per compiere un’analisi delle immobilizzazioni materiali e immateriali, valutarne il livello di ammortamento e definire una politica ottimale degli ammortamenti. Vengono gestite problematiche quali i beni strumentali “composti” (cespite padre e tanti cespiti componenti, oppure cespite principale e tanti cespiti accessori), con la possibilità di dare piena attuazione al disinquinamento fiscale, grazie alla definizione degli ammortamenti secondo i criteri civilistici o fiscali.

La gestione dei Ratei e Risconti consente di generare scritture periodiche in apposite aree extracontabili che rilevano ratei e risconti cosiddetti “di periodo”, ideali per redigere bilanci di tipo “gestionale”, in base ad un criterio mensile anziché annuale.

L’area Bilanci ed analisi di bilancio, altro settore fondamentale, contiene strumenti progettati e curati dagli esperti  grazie all’appartenenza di Esa Software  Ciò garantisce una corretta e completa elaborazione di tutte le attività di bilancio, sia da parte degli utenti più esperti che di quelli meno esperti.

Le rilevazioni dei fatti economico/finanziari avvengono in tempo reale, caratteristica fondamentale per poter intervenire con rapidità ed oculatezza su risorse e procedure aziendali. La disponibilità immediata dei dati su cui elaborare le analisi di gestione e la possibilità di avvalersi di simulazioni preventive, fanno di questo modulo uno strumento agile e ideale per gestire in modo efficace la propria azienda.

Adempimenti fiscali

 Il modulo Adempimenti Fiscali contiene tutti gli strumenti necessari per gestire le seguenti comunicazioni fiscali:

– Comunicazione operazioni rilevanti ai fini IVA d’importo pari o superiore a 3.000 euro;

  •    – Comunicazione operazioni con soggetti aventi sede, residenza o domicilio in paesi a fiscalità privilegiata.

Il modulo si integra con e/Ready, dal quale raccoglie tutte le informazioni essenziali per la redazione della fornitura da cui poi verrà generato il file telematico da inviare all’Agenzia delle Entrate.

La “Comunicazione operazioni rilevanti ai fini IVA d’importo pari o superiore a 3.000 euro” prevede:

– raccolta dati da e/impresa (tabelle e prima nota IVA);

– gestione degli archivi di base (flag includi/escludi operazioni su codici IVA, anagrafiche cli/for, causali contabili, identificazione operazioni collegate mediante codice raggruppamento);

– inserimento operazioni al dettaglio emesse nei confronti di consumatori finali d’importo uguale o maggiore a 3.600 euro lordi;

– modifica righe iva con possibilità di manipolare in maniera massiva i vari indicatori;

– utility per includere in maniera massiva tutte o gruppi di operazioni;

– controllo della soglia per inclusione automatica operazioni;

– generazione e gestione fornitura con possibilità di modificare a video i dati da comunicare;

– stampa brogliaccio;

– generazione file telematico.

La “Comunicazione operazioni con soggetti aventi sede, residenza o domicilio in paesi a fiscalità privilegiata” affronta:

– raccolta dati da e/impresa (tabelle e prima nota IVA);

– gestione degli archivi di base (tipologia imponibile su codici IVA, gestione nazioni black-list, clienti e fornitori, causali contabili);

– generazione e gestione fornitura con possibilità di modificare a video i dati da comunicare;

– stampa modello fiscale;

– generazione file telematico.

Logistica e magazzino

Il magazzino è il punto di intersezione della maggior parte dei processi aziendali, in particolar modo per le aziende di distribuzione e manifatturiere. Il modulo Logistica e Magazzino ha la funzione di ottimizzare i processi interni e migliorare i flussi, garantendo la massima efficienza al reparto e trattandone nel dettaglio tutti gli aspetti:

– movimentazione e operazioni;

– analisi e indicatori;

– gestione operativa e fiscale.

È una soluzione pensata per svariate tipologie di aziende: con gestione della produzione interna e/o esterna, con depositi fisici o logici, con distribuzione di prodotti singoli o in confezione, che trattano prodotti con varianti o per taglie e colori, che producono lavorazioni per conto terzi, che promuovono gare commerciali con ovvie conseguenze sul magazzino.
Di particolare efficacia la gestione varianti: consente un numero illimitato di tipi di variante, con possibilità di variazione in base al catalogo e di definire le caratteristiche specifiche per ogni variante (prezzo, costo standard, scorta minima, scorta massima, punto di riordino, …)

Le informazioni gestite dall’area magazzino riguardano le caratteristiche e la movimentazione dei beni sia all’interno dell’azienda che verso l’esterno e sono condivise con la parte amministrativa, aspetto, quest’ultimo, che permette la generazione automatica dei dati che serviranno alla gestione civilistica e fiscale dell’azienda stessa.

Il software prende in considerazione codici aggiuntivi (barcode, codifica clienti, fornitori, codici per confezioni, ecc.), articoli sostitutivi o alternativi, oltre a prevedere una gestione completa di lotti e matricole.
Di ulteriore importanza sono le informazioni che consentono di definire una gestione delle scorte ottimale per l’azienda, in modo tale da permetterle di coniugare un elevato livello di servizio nei confronti del cliente ed un basso livello delle scorte. Le politiche di gestione, una volta definite, sono implementate grazie a strumenti software parametrici che permettono la gestione e l’approvvigionamento dei materiali.
Considerata, ad esempio, la diversità nella gestione delle scorte da parte delle aziende manifatturiere rispetto a quelle distributive, sono stati introdotti strumenti specifici per ognuna delle tipologie, in modo da poter rispondere alle esigenze in maniera precisa e appropriata.

Un altro aspetto fondamentale è la possibilità di registrare in maniera semplice e veloce la movimentazione, anche con dispositivi mobili, in modo da fornire un supporto rapido ed efficiente alla fase operativa. È quindi prevista tutta le gestione della etichettatura, codifica e lettura dei codici a barre, inclusi i codici in-store.

Sempre più aziende, sia per motivi legislativi che per ragioni legate ai processi di qualità, hanno poi l’esigenza di trattare i singoli articoli per matricole o lotti con conseguente possibilità di tracciabilità. Alcune aziende hanno bisogno di una tracciabilità per commessa. La soluzione esa software consente un approccio graduale e mirato a questi tipi di attività, che presuppongono la gestione di vari tipi di processi e richiedono strumenti adeguati.

L’evasione ordini con controllo automatico associato all’utilizzo di lettori ottici permette di eliminare l’errore umano e automatizzare e velocizzare il processo: viene infatti eseguito il controllo sugli articoli evasi e relative quantità.

Il modulo spedizioni genera automaticamente la proposta dei documenti di evasione provvisori (pre-bolle, pre-fatture) o definitivi (DDT, fattura accompagnatoria) in funzione della priorità degli ordini da evadere e della disponibilità della merce a magazzino; proposta che l’operatore può modificare fino ad ottenere il piano di spedizione. La funzione di “picking” consente la stampa delle liste di prelievo per il magazziniere che, una volta dichiarata la merce prelevata, può passare eventualmente alla successiva fase di imballo (“packing list”) e stampa della distinta colli.

Ciclo Attivo & Passivo

  • Attraverso il ciclo attivo è possibile gestire i documenti di vendita.

Il modulo affronta e risolve completamente tutte le problematiche relative alla gestione delle vendite:

– Fatturazione immediata/accompagnatoria;

– Gestione delle spedizioni;

– Bollettazione con fatturazione differita;

– Note di accredito.

Il modulo permette di gestire prezzi/sconti/provvigioni in modo estremamente flessibile (contratti, listini, ultimi prezzi cliente, prezzi per variante).

Stampa
La stampa può essere eseguita su carta bianca con tutti gli elementi grafici quali fincature, logo, ecc.

Moduli
I moduli di stampa possono essere completamente personalizzabili attraverso Crystal Reports.

Documenti
Tutti i documenti del ciclo attivo possono essere sottoposti a un flusso parametrico che ne determina la stato (evadibile, inviato al cliente, confermato, ecc …), e nel caso di integrazione con E/DMS, oltre ad avere la possibilità di attivare un vero e proprio workflow d’approvazione e/o lavorazione, è possibile effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti.

Integrazioni
Il ciclo attivo si integra con il Magazzino per la gestione degli articoli e l’aggiornamento dei progressivi di magazzino, con la Contabilità per il passaggio in automatico in prima nota dei documenti e delle relative scadenze, con il modulo Partite/Scadenze per la gestione delle scadenze e degli incassi e con il modulo Provvigioni per la relativa generazione automatica delle provvigioni, relative agli agenti.
Il modulo Vendite si integra anche con il modulo Impegni, poiché consente la generazione automatica di DDT e Fatture da impegni, ed, inoltre, con il controllo di gestione.

  • Attraverso il ciclo passivo è possibile gestire il flusso dei documenti di acquisto.

 

Partendo dal caricamento degli ordini a fornitore (o manipolazione degli stessi nel caso di generazione automatica da R.D.A.), seguito dal controllo ricevimento merce al momento del carico dei DDT o delle fatture di acquisto, dal controllo fatture al ricevimento della fattura e dal successivo passaggio in prima nota; il tutto redatto automaticamente dalla procedura senza la necessità di caricare più volte gli stessi dati e con la possibilità di verificare l’esattezza dei documenti di acquisto ricevuti sulla base degli ordini a fornitore precedentemente caricati.

Il modulo si integra con il Magazzino per la gestione degli articoli e l’aggiornamento dei progressivi di magazzino, con la Contabilità per il passaggio in automatico in prima nota dei documenti e delle relative scadenze, con il modulo Partite/Scadenze per la gestione delle scadenze e dei pagamenti, con il modulo Ordini, poiché consente la generazione automatica di DDT e Fatture da ordine, all’atto dell’evasione ordine, e con il controllo di gestione fin dall’emissione dell’ordine.

Tutti i documenti del ciclo passivo possono essere sottoposti a un flusso parametrico che ne determina la stato, (Evadibile, inviato al fornitore, confermato, ecc …), e nel caso di integrazione con E/DMS è possibile attivare un vero e proprio workflow d’approvazione e/o lavorazione.

Document management

All’interno delle aziende circola ogni giorno una gran quantità di documenti cartacei. Di conseguenza sono spesso presenti scaffali pieni di carta, archivi che non verranno mai consultati. La ricerca di un documento, soprattutto se è stato archiviato da altri, non sempre va a buon fine.

Spesso recuperare tutti i documenti (fatture, ordini, offerte, disegni, ecc.) relativi ad una commessa o a un ordine, richiede l’impegno di più persone e molte volte manca qualcosa. Normative sempre più diffuse, come la fatturazione elettronica, renderanno obbligatorio liberarsi dalla carta. Il futuro per le aziende sarà paperless e la carta sarà quindi ridotta al minimo.

DMS24 è il software di Esa Software e del Gruppo 24 Ore per la gestione documentale. Consente di smaterializzare sia i documenti del ciclo attivo e passivo che tutti i documenti interni, di indicizzarli e legarli tra loro, per poter avere sempre la situazione sotto controllo. Tutti i tipi di documenti generati da e/impresa e da tutti i software Esa (mail, word, sistema informativo) possono essere archiviati in modo automatico. Allo stesso modo, i documenti in formato cartaceo come, ad esempio, fatture passive e preventivi, possono essere scannerizzati e archiviati. Per ottimizzare e rendere rapida la ricerca, è possibile creare dei tag e associare i documenti in faldoni suddivisi ad esempio per cliente o per commessa.

 

Per maggiori informazioni sulle funzionalità di E/DMS vai alla pagina dedicata cliccando qui

Marketing

 

La soluzione E/CRM permette di automatizzare i processi di marketing tramite le seguenti funzionalità: generazione e gestione di nuovi contatti; gestione di vari tipi di campagne (informative, di vendita, survey); gestione di mailing list; gestione di eventi/fiere; gestione dei contenuti informativi della comunicazione aziendale (siti web, brochure); gestione delle offerte promozionali.

NEWSLETTER E-MAIL MARKETING
L’invio di e-mail con E/CRM privilegia l’aspetto pubblicitario, quindi la promozione dell’offerta commerciale dell’azienda, il lancio di un nuovo prodotto, l’annuncio di un evento. Questa attività mantiene vivo il contatto con il cliente in modo efficiente, economico e misurabile nei risultati. La newsletter, invece, è più indicata per strategie di marketing diverse, indirizzate alla fidelizzazione e all’instaurazione di un rapporto che vada oltre lo scambio di beni o servizi. La newsletter sviluppa una comunicazione costante e continua non solo con i clienti, ma con tutti gli stakeholder, vale a dire coloro che hanno o possono avere, una relazione con l’azienda (fornitori dipendenti, enti, ecc..). La modalità con cui vengono effettuati gli invii è personale e in linea con la normativa: è quindi escluso l’utilizzo di tecniche di spam ed è invece garantito l’invio soltanto agli utenti che hanno espresso il loro consenso.

CAMPAGNE
Il processo del CRM in azienda ha un andamento circolare. Il Marketing svolge un’attività di Customer Relationship Management magari a livello puramente conoscitivo e senza il supporto di tecnologie sofisticate. Importa le informazioni da banche dati commerciali e le inserisce nel database aziendale, punto dal quale si sviluppano poi tutte le campagne di comunicazione. Per essere efficiente, una campagna di Direct Marketing deve essere completamente integrata con le attività di vendita. I contatti generati dalle attività di marketing sono assegnati alla rete di vendita tramite un sistema di notifiche che è presente in ogni sezione del modulo. I dati dei destinatari di mailing sono a disposizione dei venditori, ognuno dei quali dispone quindi dei dati dei propri clienti e delle vendite effettuate. I contatti forniti dall’Ufficio Marketing devono essere oggetto di una continua richiesta di feedback, in modo da raccogliere tutte le informazioni utili ad esaminare la redditività di ogni singola campagna.

ANALISI E BUSINESS INTELLIGENCE
Grazie agli strumenti di analisi e Business Intelligence si potrà analizzare l’andamento di una campagna Marketing, la sua efficacia, la sua redditività. Le informazioni così ottenute potranno inoltre essere utilizzate a supporto di decisioni di trade e retail marketing, guidando tutte le attività di e-business.

Per maggiori informazioni sulle funzionalità di E/CRM vai alla pagina dedicata cliccando qui

Controllo di Gestione

mandaci una mail all’indirizzo commerciale@cedam.it

Buon lavoro!

Data Analysis

Raccogliere i dati presenti in azienda, metterli in relazione tra loro e trasformarli in informazioni utili e facilmente accessibili: è quanto si propone ogni soluzione di Business Intelligence. Per questo Esa Software ha ideato una piattaforma completamente web, in modo da gestire l’azienda ovunque e con qualsiasi strumento. Per semplificare ulteriormente, tutti i dati possono essere rappresentati attraverso dei KPI (Key Performance Indicators), che illustrino la situazione in maniera veloce e sintetica.

Buisness Intelligence significa:

  • trasformare dati grezzi in informazioni utilizzabili;
  • soddisfare le diverse esigenze di ogni utente;
  • rispondere alle domande di ogni utente, consentendo analisi più dettagliate, più aggregate o parallele;
  • distribuire e condividere le informazioni con tutti i dipendenti autorizzati, creando una conoscenza collettiva della propria impresa.

Le informazioni sono preconfezionate secondo la logica e la terminologia del business aziendale, omettendo tutte le complessità legate alle tecnologie e alla modalità di archiviazione dei dati. Non è quindi necessario conoscere l’origine né la rappresentazione informatica dei dati né tanto meno dover impostare formule complicate. Una serie completa di analisi viene fornita in modo preconfigurato per ognuna delle aree aziendali:

  • vendite
  • acquisti
  • magazzino
  • produzione
  • CRM
  • contabilità direzionale
  • contabilità generale
  • scadenze e sofferenze

Attraverso questo tipo di impostazione, i responsabili dell’azienda hanno la possibilità di comprendere i dati in modo interattivo, veloce e costante, oltre ad avere a disposizione un’ampia varietà di lettura delle informazioni che riflettono la reale visione dell’impresa. In sintesi:

  • facile navigazione multidimensionale
  • domande formulate in modalità “high level”
  • minor tempo di analisi dei dati
  • maggior reattività nelle decisioni.

E-Commerce

Produrre o vendere prodotti o servizi di qualità ad un livello molto elevato è uno dei punti di forza delle aziende italiane. A ciò va aggiunta la continua ricerca di nicchie e settori specializzati in cui poter applicare il proprio know how.

Qualche difficoltà si presenta però nella fase di ricerca dei potenziali clienti, anche perché è ormai necessario ampliare il proprio raggio d’azione, non potendo più fare affidamento solo su un mercato locale.

Esa Software ha quindi realizzato un’offerta di e-commerce dedicata non solo al mercato B2C (Business to Consumer) ma anche a quello B2B (Business to Business). L’approccio può essere graduale, partendo da una vetrina virtuale, passando per un catalogo on line, fino ad una vendita diretta. Si possono inoltre gestire differenti modalità di vendita in base alla tipologia di cliente.

La soluzione Esa per l’e-commerce è già in origine parte integrante del gestionale e/Ready e questo rappresenta il vero vantaggio: con pochi click si possono quindi definire i prodotti da inserire nel catalogo, con quali immagini e a quali prezzi, con quali modalità di pagamento o spedizione.

Vengono inoltre forniti sia servizi di web design, per fare in modo che il negozio virtuale rispetti i canoni grafici e funzionali del sito istituzionale, che servizi di SEM e SEO.

 

Retail

Per Esa softwareRetail non significa soltanto negozio, ma anche poter gestire la propria azienda attraverso un’unica soluzione software. Il registratore di cassa con modalità touch è completamente integrato al gestionale offrendo quindi la possibilità di visualizzare in tempo reale nuovi articoli, prezzi aggiornati, promozioni, giacenze e disponibilità. Tutto le operazioni che possono essere effettuate dal gestionale (fatture, ordini, prenotazioni, ecc.), è possibile farle direttamente dalla cassa.

Le soluzioni offerte da Retail spaziano dal singolo negozio con una sola cassa fino alla possibilità di gestire reti di negozi. La scelta di rendere il negozio autonomo permette il funzionamento delle singole casse, anche nel caso di mancanza di connettività. L’intera logistica del negozio può essere gestita tramite terminali wireless, oltre a poter avere in tempo reale le statistiche del venduto, gli indici di rotazione, il riordino dei materiali, ecc.


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