07 Ago Come scegliere il software per la gestione delle risorse umane
A cosa prestare attenzione nella scelta del software per la gestione delle risorse umane
Stiamo assistendo ad una forte accelerazione del processo di digitalizzazione delle aziende, e, in particolare, dalla pandemia in poi, la digitalizzazione delle risorse umane con la diffusione dello smart working è oggi una necessità.
Vista l’importanza dei processi legati alle Risorse Umane per il raggiungimento del successo aziendale, è fondamentale pianificare con attenzione tali iniziative e strutturarle attraverso una serie di passaggi ben definiti. Si parte dall’identificazione delle necessità, per poi procedere con la formulazione di obiettivi e priorità.
Per assicurare il successo del progetto, è di cruciale importanza condurre in modo accurato la fase di selezione del software. In questa tappa, ti troverai nell’obbligo di esaminare attentamente le soluzioni HR offerte da vari sviluppatori, al fine di determinare quanto le loro caratteristiche rispecchino le esigenze precedentemente individuate.
Non dovremo limitarci a valutare l’aspetto visivo dell’interfaccia, ma altresì prestare particolare attenzione alla sua fruibilità.
Per effettuare una scelta ponderata e ben riflessa, è indispensabile investigare ulteriori aspetti legati alla fornitura. Riportiamo 10 aspetti su cui fare attenzione quando si sceglier una piattaforma dedicata alle risorse umane (HR), che possono supportare in una scelta informata del software per la gestione delle risorse umane.
Livello di sicurezza
I fornitori di soluzioni software per le Risorse Umane saranno incaricati di gestire una vasta quantità di informazioni sensibili per conto della tua impresa. Pertanto, è opportuno raccogliere dettagli riguardo alle strategie di protezione messe in atto sia da loro che dalla piattaforma che ospita il servizio.
È di vitale importanza accertarsi che siano implementate procedure di recupero da disastri e di backup che preservino l’integrità dei dati, garantendo così la continuità operativa. È altrettanto cruciale informarsi sul livello di servizio che viene promesso e su quello effettivamente fornito.
Un ulteriore aspetto di rilievo è la professionalità del personale addetto allo sviluppo e al supporto tecnico, che dovrà rispettare rigorose linee guida di sicurezza, specialmente nel trattamento delle password.
Regolarità degli aggiornamenti
Tra i benefici offerti dai software HR basati su cloud, in confronto a quelli installati internamente sui server aziendali (on-premise), spicca la loro maggiore facilità di aggiornamento. In realtà, è il fornitore stesso a gestire integralmente tale procedura per l’intera clientela.
Tuttavia, è importante sottolineare che non tutti i software cloud vengono sottoposti a regolari aggiornamenti. Sono quindi da considerare nuove release che aggiungano funzionalità, ottimizzino l’usabilità dell’interfaccia e risolvano eventuali bug.
Poiché le esigenze e i processi aziendali sono in costante mutamento, è fondamentale comprendere che la piattaforma digitale su cui si basano continuerà a evolversi, garantendo un solido ritorno sull’investimento effettuato.
Assistenza adeguata
Molte imprese giungono a comprendere a loro spese l’importanza cruciale dell’assistenza quando si tratta di selezionare un fornitore di soluzioni tecnologiche.
L’evidente ritardo nelle risposte, l’incapacità di entrare in contatto con un operatore e la persistenza di difetti non risolti nel tempo possono scatenare notevoli disagi, costituendo ostacoli significativi nei processi critici come quelli legati alla stesura delle retribuzioni.
Proprio la presenza di un supporto tecnico qualificato e sempre a disposizione rappresenta uno dei fattori che spingono le aziende a preferire fornitori locali di medie e piccole dimensioni rispetto a multinazionali, spesso affidate a intermediari il cui livello di assistenza non è sempre all’altezza.
I dettagli relativi all’assistenza, quali ubicazione, giorni e orari di servizio, metodi di contatto, tempi di risposta garantiti in base alla natura del problema e lingue supportate, sono solitamente inclusi nella documentazione contrattuale scambiata con il fornitore.
Importazione ed esportazione libera dei dati
Un altro aspetto da considerare riguarda i dati da inserire nei software HR. Prima di tutto, assicurarsi che questi resteranno di nostra proprietà. a quel punto, i processi di importazione ed esportazione dovrebbero essere semplici e celeri, senza particolari limiti.
Importando i dati in maniera massiva deve essere possibile popolare rapidamente il nuovo database e sfruttare le informazioni già esistenti. L’esportazione invece tornerà utile per analizzare i dati con altri strumenti, preparare report e presentazioni o migrare per qualsiasi altra necessità o cambiamento.
Capacità di integrazione con altri software e servizi
Spesso, le imprese optano per avviare l’iter di trasformazione digitale delle Risorse Umane con progetti iniziali di modesta complessità, per poi progressivamente arricchirli nel tempo con elementi più avanzati.
Una volta raggiunto questo punto, diviene essenziale sincronizzare la propria piattaforma dedicata alla gestione delle risorse umane, con altre soluzioni software aziendali, come software di gestione delle retribuzioni, CRM e ERP, per citarne alcuni tra i vari.
È consigliabile ottenere dettagli fin da subito in merito alle capacità di integrazione dei software HR che si sta considerando, prediligendo soluzioni aperte e in grado di interagire agevolmente con altri strumenti applicativi.
Se in passato poteva essere sufficiente la capacità di scambio di file in vari formati, come ad esempio XML, al giorno d’oggi non si può fare a meno delle API (interfacce di programmazione delle applicazioni).
Inoltre, è opportuno informarsi se i servizi di integrazione vengono forniti direttamente dal fornitore, e in tal caso, conoscere i costi associati a tali servizi.
Configurazione personalizzata
Una volta scelto il nuovo software dedicato alle Risorse Umane, è il fornitore ad agevolarti nella configurazione più adatta alle tue esigenze.
Col tempo, immancabilmente si presenteranno nuove esigenze, richiedendo necessità come per esempio aggiungere campi dati, rivedere la struttura di un flusso di lavoro o personalizzare l’aspetto di un cruscotto.
La capacità di apportare tali modifiche e possibilità di effettuare personalizzazioni rappresentano un aspetto di rilievo, consentendo di mantenere un elevato livello di efficienza e di soddisfazione nel corso degli anni.
Formazione annessa al software
Anche se un software dedicato alle Risorse Umane può apparire intuitivo, è sempre consigliabile pianificare un percorso formativo per assicurarsi di ottenere il massimo vantaggio da questa risorsa.
È importante ottenere dettagli sulla modalità di erogazione della formazione, che potrebbe avvenire attraverso sessioni in diretta, consulenze in presenza o videoconferenze o ancora tramite contenuti video fruibili su richiesta. Informazioni utili su tali corsi riguardano gli argomenti trattati, i costi associati, la durata prevista del corso e il numero di partecipanti che possono essere coinvolti.
L’azienda potrebbe anche fare uso di eventuale materiale informativo messo a disposizione per garantire un apprendimento efficace ed autonomo.
Manualistica esaustiva corredata
A questo proposito, parlando nel precedente punto di materiale tipo manuali e schede informative, dobbiamo approfondire le caratteristiche della eventuale manualistica utile.
Questa dipende dal personale chiamato a consultarla o studiarla.
Se il software HR di cui si sta valutando l’acquisto è destinato a tutti i dipendenti,bisogna fornire a tutti loro sufficienti informazioni per svolgere le operazioni più importanti.
Le operazioni più comuni e diffuse possono essere, per esempio; effettuare una timbratura, richiedere un permesso, visualizzare l’ultimo cedolino ecc.
Prima di compiere la scelta definitiva di acquisto di un software per la gestione delle risorse umane, bisogna illustrare il materiale didattico o corsi di formazione a responsabili HR e dipendenti.
Il fornitore dovrà mettere a disposizione, quindi, dei corsi o almeno, delle guide (anche semplici guide in PDF).
La disponibilità di video didattici, spesso più intuitivi rispetto alle istruzioni scritte, rappresenta un fattore che aggiunge valore in modo significativo.
Da informarsi anche sulla possibilità di richiedere lezioni o materiale formativo personalizzato per la propria azienda, solitamente con il pagamento di una somma aggiuntiva.
Possibilità di accedere a moduli aggiuntivi e integrare altre funzioni in futuro
Come precedentemente accennato, il processo di digitalizzazione delle Risorse Umane spesso avanza per fasi ben definite. L’azienda potrebbe cominciare con l’automatizzazione dei processi di reclutamento e selezione, oppure concentrarsi sull’implementazione di sistemi per la rilevazione delle presenze. Successivamente, potrebbe coinvolgere altri aspetti come la gestione della formazione o l’analisi delle performance dei dipendenti.
La scelta del fornitore di software che si adatta ad ulteriori servizi offre il vantaggio di poter accedere agilmente, in futuro o in qualsiasi momento, a moduli aggiuntivi per le risorse umane o per altri settori aziendali, senza la necessità di affrontare una nuova e complessa selezione di software, né di dover procedere con costose integrazioni tra piattaforme molto diverse, np rischiare l’incompatibilità tra software.
E’ sempre utile quindi informarsi sulle possibilità eventuali del fornitore si fornire supporto sia nel presente che nel futuro, in modo da adottare una soluzione che sia scalabile e allineata alle mutevoli esigenze dell’azienda.
Spesso, le imprese optano per avviare l’iter di trasformazione digitale delle Risorse Umane con progetti iniziali di modesta complessità, per poi progressivamente arricchirli nel tempo con elementi più avanzati.
Una volta raggiunto questo punto, diviene essenziale sincronizzare la propria piattaforma dedicata alla gestione delle risorse umane, con altre soluzioni software aziendali, come software di gestione delle retribuzioni, CRM e ERP, per citarne alcuni tra i vari.
Capacità di agevolare il rispetto del GDPR
Con l’introduzione del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), le imprese hanno intensificato i propri sforzi per garantire una gestione accurata dei dati personali di dipendenti e candidati.
In questo compito impegnativo, esistono soluzioni appositamente sviluppate, al fine di agevolare la protezione dei dati. Si tratta di strumenti utili in particolarmente nel settore della selezione del personale, dove gestire in maniera adeguata i dati di numerosi candidati senza l’ausilio di un sistemi adeguati sarebbe impensabile. Tali strumenti aiutano a raccogliere e archiviare consensi, rispettare i tempi di conservazione dei dati, garantire ai singoli utenti diritti fondamentali come il diritto all’oblio e alla limitazione del trattamento, e molto altro.
Oltre a valutare le opzioni GDPR messe a disposizione dal fornitore, è essenziale verificare che i loro server siano situati in Europa e che la documentazione contrattuale sia adeguata. In particolare, è da considerare attentamente la nomina a responsabile del trattamento dei dati. Un fornitore affidabile saprà rispondere a tutte le eventuali domande in merito.
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