Opportunità, maturità di utilizzo, problematiche, altre dinamiche: diversi gli aspetti da considerare nella scelta di un software adatto alla propria azienda.
Gli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano hanno dedicato una ricerca all’argomento per offrirci una panoramica oggettiva dei software realizzati e scelti in Italia, un mercato del valore di 51,3 miliardi di euro.
L’Italia è il paese delle PMI per antonomasia. E’ quindi nei contesti delle piccole imprese e Pubbliche Amministrazioni che ci chiediamo quali software gestionali scegliere.
Le esigenze e la percezione del valore del software sono differenti, a seconda che venga impiegato nel privato o nel pubblico. Nel primo caso il gestionale ha l’obiettivo di potenziare i processi aziendali con un impatto positivo sul business. Nel secondo caso, il valore del software diventa sociale, si misura sull’impatto sui servizi al cittadino. Le scelte su quali soluzioni adottare si devono perciò basare su queste motivazioni.
L’indice di maturità di PMI e PA
Grazie alla ricerca disponiamo di un metodo per calcolare lo stato di maturità di PMI e PA nell’impiego di software gestionali.
Per calcolarlo, si considerano i seguenti fattori:
- Livello di adozione dei gestionali.
- Competenze digitali del personale impiegato; ovvero la capacità di utilizzare efficacemente i software gestionali e sfruttarne potenzialità utili all’organizzazione.
- Integrazione dei software; valutando se sono collegati in modo sinergico per garantire una gestione ottimale dei processi aziendali.
- Impatto sulle performance aziendali, si valuta l’effetto del software in termine di obiettivi e valori aziendali, come per esempio efficienza, produttività e redditività.
Attraverso l’analisi di questi elementi, è possibile ottenere una valutazione complessiva dello stato di maturità nell’impiego dei software gestionali, o considerarne l’introduzione scegliendo quello più adatto al contesto. Con il calcolo dell’indice si vuole quindi fornire indicazioni utili per il miglioramento e lo sviluppo delle organizzazioni.
Analizzando e confrontando i dati raccolti dal 2020
Le piccole e medie imprese sperimentano un incremento in tutti i quattro ambiti di analisi (complessivamente: +4,71%), grazie anche all’implementazione di soluzioni durante il periodo 2020-2021 per affrontare le esigenze legate alla pandemia. Nel 2022, questa tendenza si rafforza, con un aumento dell’adozione di software in settori specifici e un maggiore focus sull’integrazione degli strumenti introdotti all’interno delle aziende. L’impatto sulle performance registra un aumento dello 0,5%: in questo caso, la crescita risulta più contenuta poiché si tratta di un indicatore che richiede tempo per manifestare i suoi effetti.
Attualmente, il 93% delle PMI ha adottato almeno un software gestionale. Tra i più diffusi, possiamo citare:
- Software per la gestione amministrativa e contabile
- Controllo di gestione
- Logistica e magazzino
- Produzione
- Software HR per la gestione del personale
Più in generale, i software CRM e quelli per la gestione documentale sono meno diffusi, anche se quest’ultima categoria registra una crescita maggiore rispetto alle altre (+6% rispetto al 2021).
Per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione, le soluzioni più adottate sono principalmente nel campo amministrativo/contabile, documentale e nella gestione delle risorse umane. Il 43% delle Pubbliche Amministrazioni utilizza una suite gestionale integrata, mentre nel settore privato questa percentuale scende al 29%, evidenziando una maggiore diversità e un maggior numero di fornitori sul mercato.
Un altro aspetto interessante emerso dalla ricerca condotta dal Politecnico riguarda l’obsolescenza dei software utilizzati nelle aziende private: da quanto tempo vengono utilizzati e quanto sono aggiornati? Il 34% dei programmi per la gestione amministrativa e contabile ancora in uso risale al 2000 o ad anni precedenti, percentuale che sale al 60% se includiamo quelli adottati tra il 2001 e il 2010. Al secondo posto si trovano le soluzioni per la gestione della produzione (25% ante 2000, 27% nei dieci anni successivi), seguite dai software dedicati al magazzino (48% installato prima del 2010).
Si tratta quindi di programmi piuttosto datati, in cui gli aggiornamenti non sono stati effettuati con regolarità (il 62% delle aziende afferma di averli parzialmente aggiornati nel corso del tempo).
Quali sono effettivamente i vantaggi dell’adozione e utilizzo dei software per la gestione dei processi aziendali?
Molto dipende dall’ambito in cui vengono impiegate tali soluzioni, ma in generale il 59% delle imprese testimonia un aumento della redditività dopo l’introduzione di nuovi strumenti. I software CRM e quelli per la gestione documentale sono le tipologie che producono i risultati positivi più significativi, con un impatto diretto sulle attività aziendali e sulle performance.
I software di gestione per la produzione e il magazzino risultano al di sotto della media di mercato rispetto al loro effettivo potenziale. Questo accade spesso perché vengono utilizzati separatamente, senza essere integrati con le altre aree aziendali. Tuttavia, quando le soluzioni sono interconnesse tra loro, i dati dimostrano che l’impatto sulle performance cresce oltre il 65%, superando la media di mercato.
Le piccole e medie imprese individuano quattro principali aree in cui i software generano i maggiori benefici:
- Processo decisionale: grazie al supporto dei dati, le aziende sono in grado di prendere decisioni più consapevoli e competitive.
- Informazioni: i dati sono precisi e sempre aggiornati, fornendo una base solida per l’analisi e la pianificazione.
- Ottimizzazione dei processi: maggiore controllo sulle performance aziendali, consentendo un’ottimizzazione dei flussi di lavoro e una riduzione degli errori.
- Trasparenza: l’adozione dei software aumenta la trasparenza all’interno dell’azienda, facilitando la comunicazione e la collaborazione tra i dipartimenti.
I benefici per la Pubblica Amministrazione sono differenti: oltre alla trasparenza, viene apprezzato il miglioramento della qualità delle informazioni disponibili, la possibilità di adottare nuovi modi di lavorare (come lo smart working) e di gestire in modo più efficace i flussi di lavoro.
Per quanto riguarda le sfide, le aziende pubbliche e private condividono le stesse problematiche. Le principali difficoltà riguardano il personale: sia nel settore pubblico che privato, la mancanza di competenze digitali viene segnalata come un ostacolo alla digitalizzazione. Inoltre, taluni collaboratori mostrano resistenza nell’adottare nuove tecnologie. Entrambe le parti desiderano un maggiore supporto finanziario da parte degli enti governativi per i loro percorsi di digitalizzazione. Spesso i costi sono troppo elevati per essere sostenuti autonomamente, e le aziende private incontrano anche difficoltà nel misurare e comprendere il ritorno sull’investimento.
Come risolvere le criticità
Quali sono i modi per affrontare le sfide evidenziate sia dalle PA che dalle imprese? Le istituzioni e i fornitori svolgono un ruolo di estrema importanza, poiché sono responsabili sia della formazione che dell’informazione. Il rapporto del Politecnico suggerisce specifiche azioni da intraprendere.
Le Software House giocano un ruolo fondamentale: devono trasferire competenze tecniche, impegnandosi a far comprendere il ritorno sull’investimento e i benefici attraverso l’utilizzo di dati concreti e casi di studio.
In qualità di software house noi di Cedam srl con questo contenuto abbiamo voluto comunicare il valore oggettivo che una scelta ponderata e consapevole del software per la tua organizzazione può conseguire.
I responsabili aziendali devono concentrarsi non solo sull’introduzione di nuovi software all’interno delle aziende, ma anche su un percorso più ampio che includa la formazione del personale, la promozione di una cultura digitale e la condivisione di una chiara strategia di digitalizzazione.
La Cedam srl è la software house pugliese che dal 1987 si occupa dello sviluppo e implementazione di software adatti ai contesti di specifiche aziende e forma personale all’uso degli strumenti digitali e informatici per l’azienda. Grazie alla divisione aziendale Consulting crea soluzioni adatte alle PMI, condividendo strategie di digitalizzazione per gli imprenditori e i professionisti che ne riconoscono l’importanza. Riconoscendo l’importanza di elaborare strategie di ritorno dell’investimento individua tutti gli strumenti di sostegno finanziario per avviare il processo di digitalizzazione delle aziende. Oltre ai servizi di programmazione di software ad hoc per le aziende, offre consulenze per la privacy policy aziendale e per la comunicazione e il marketing digitale.
